eNVenta Gateway als Integrationsbasis
Das eNVenta Gateway stellt die technische Grundlage bereit, um eNVenta ERP mit internen und externen Systemen zu verbinden. Daten können strukturiert übergeben und in den unterstützten Funktionsbereichen verarbeitet werden. Integrationen lassen sich schrittweise ausbauen; das Gateway kann damit auch als Basis für den B2B-Datenaustausch dienen.
Für jede Anbindung werden Datenformat, Feldzuordnung, Datenrichtung, Auslöser und Fehlerbehandlung festgelegt. Welche Formate, Versionen und Betriebsmodelle geeignet sind, muss anhand der beteiligten Systeme und der eingesetzten eNVenta-Version geprüft werden. Technische Grundlagen und Erweiterungsmechanismen beschreibt die Seite Technologie und Customizing.
Office und Telefonie
Outlook-Synchronisation und Dokumentzuordnung
Die dokumentierten Office-Abläufe beziehen Microsoft Office und OpenOffice ein. Bestehende Kontakte können bei Bedarf aus eNVenta ERP in die Kontaktverwaltung von Microsoft Outlook übertragen werden. Zwischen der Ressourcenverwaltung und dem Kalender des ERP-Systems sowie Kalender und Aufgaben in Outlook ist eine fortlaufende Synchronisation vorgesehen.
E-Mails lassen sich Kunden, Kontakten oder Vorgängen zuordnen und als zugehörige Dokumente ablegen. Dadurch bleiben Korrespondenz und ERP-Vorgang miteinander verbunden. Unterstützte Anwendungen, Versionen und der genaue Synchronisationsumfang werden im Projekt geprüft.
CTI und Kundeninformationen
Die Computer-Telefonie-Integration verbindet Telefonie mit Kunden- und Kontaktdaten. Telefonate können aus einer Adresse per Mausklick aufgebaut werden; bei ein- und ausgehenden Kontakten lassen sich zugehörige ERP-Informationen in den Arbeitsablauf einbeziehen. Die Call-Center-Funktionen und der Bereich Vertrieb ordnen Kundenarbeit und Kontakthistorie fachlich ein.
EDI und Katalogdaten
Elektronischer Belegaustausch
Die EDI-Schnittstelle unterstützt den elektronischen Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Diese Belegarten können zwischen den beteiligten Systemen übergeben werden, ohne dieselben Daten erneut manuell zu erfassen.
Die modulare EDI-Lösung kann schrittweise zu einem B2B-Gateway ausgebaut werden, ohne für diesen Ausbau das bestehende EDI-System zu wechseln. Format, Version, Mapping und Kommunikationsweg werden für den jeweiligen Datenaustausch verbindlich festgelegt.
BMEcat und elektronische Katalogdaten
BMEcat basiert auf XML und dient dem standardisierten Austausch von Katalogdaten und Produktklassifikationen. Die Schnittstelle kann Daten für Print- und CD-Kataloge bereitstellen. Pflege und Ausgabe ausführlicher Produktinformationen werden auf den Seiten hepaKatalog und eNVenta Produktinformationen eingeordnet.
Dokumentenmanagement und Belegworkflows
Dokumentenmanagementsysteme übernehmen ausgehende Belege aus eNVenta ERP und verknüpfen eingehende Dokumente mit den zugehörigen ERP-Vorgängen. Papierbelege können beim Posteingang gescannt, digitale Dokumente aus dem Dateisystem übernommen und anhand von Barcode oder eindeutigen Kennzeichen mit Indexdaten verbunden werden.
Als konkretes Zielsystem ist PROXESS dokumentiert. Für Eingangsrechnungen beschreibt die Produktinformation die Belegerkennung mit PROXESS Xtract, die Übergabe erkannter Daten an eNVenta ERP sowie einen Workflow für Prüfung und Freigabe. Nach digitaler Freigabe kann in der Finanzbuchhaltung ein Buchungssatz erzeugt werden. Die Produktnamen bezeichnen hier technische Zielsysteme und Komponenten, keine Partnerschafts-, Zertifizierungs- oder pauschale Kompatibilitätsaussage.
Welche Dokumentarten, Erkennungsmerkmale und Freigabeschritte eingesetzt werden, wird projektbezogen festgelegt. Aus dem ERP-Kontext soll der zugehörige Beleg anschließend ohne getrennte Suche erreichbar sein.
Lager, Versand und Zoll
Lagertechnik und Lagersteuerung
eNVenta ERP kann Lagertechnik und automatische Lagersysteme in die Lagerprozesse einbinden. Zu den dokumentierten Abläufen gehören Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, manuelle Lagerbuchung und Inventur. Lageraufträge werden an die beteiligte Steuerung übergeben; Bearbeitungs- und Bestandsinformationen fließen entsprechend der vereinbarten Anbindung zurück. Fachliche Zusammenhänge beschreiben Lagerverwaltung (LVS) sowie Logistik und Versand.
Versand- und Paketabwicklung
Versandsoftware verbindet ERP-Aufträge mit KEP- und Versanddienstleistern und reduziert manuelle Mehrfacherfassung. V-LOG ist als konkretes Zielsystem für die Versandabwicklung dokumentiert, nicht als Partner von hepasoft. Welche Dienstleister, Versanddaten, Etiketten und Statusrückmeldungen verfügbar sind, wird je Projekt und eingesetzter Version geprüft.
Zollabwicklung mit ATLAS und AES
Für elektronische Ausfuhrerklärungen können Anwendungsdaten aus eNVenta ERP an einen AES-Client übergeben werden. Dort ergänzt der Benutzer erforderliche Angaben; nach der Gültigkeitsprüfung werden die Daten über das vorgesehene Rechenzentrum an die Zollbehörden gesendet. Der konkrete ATLAS-/AES-Ablauf und die eingesetzten Komponenten werden projektbezogen geprüft.
Finanzen und Lohn
Kontoinformationen und Zahlungsverkehr
MT940-Kontoinformationen können in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Für Zahlungsein- und -ausgänge sind automatische oder halbautomatische Zuordnungsvorschläge vorgesehen; wiederkehrende Vorgänge lassen sich über Verbuchungsregeln vorbereiten. SEPA unterstützt die elektronische Abwicklung von Euro-Überweisungen.
DATEV und Lohndaten
Über die DATEV-Schnittstelle können Lohndateien eingelesen, auf Plausibilität geprüft und in das Belegjournal von eNVenta übertragen werden. Welche Finanz- und Lohndaten in welchem Format ausgetauscht werden, richtet sich nach der eingesetzten Version und dem vereinbarten Prozess.
Schnittstellen für den technischen Großhandel
Im technischen Großhandel unterstützen branchenspezifische Anbindungen den Datenaustausch mit Verbund- und Beschaffungssystemen. E/D/E und NORDWEST sind als Beispiele für solche Ziel- beziehungsweise Quellsysteme dokumentiert. Die Nennung beschreibt einen Datenfluss, keine Partnerschaft, Zertifizierung oder garantierte Kompatibilität.
Welche Stamm-, Beleg- oder Konditionsdaten ausgetauscht werden und welche Formate gelten, wird im Projekt festgelegt. Branchenspezifische Prozesse werden unter Technischer Handel, Großhandel SHK und in den weiteren Branchenlösungen beschrieben.
Integration durch hepasoft
hepasoft nimmt die bestehende Systemlandschaft auf und definiert mit dem Kunden Quell- und Zielsystem, Datenrichtung und Auslöser. Anschließend werden Felder und Werte zugeordnet, Pflichtangaben und ungültige Daten behandelt sowie Protokollierung und Fehlerwege festgelegt.
Vorhandene eNVenta-Schnittstellen werden konfiguriert und in einem abgestimmten Test- und Abnahmeverfahren geprüft. Wo der Standard den benötigten Datenfluss nicht abbildet, entwickelt hepasoft eine projektspezifische Anbindung oder Erweiterung. Einführung und laufende Betreuung gehören zum Integrationsprojekt; nicht jede genannte Verbindung steht ohne Prüfung als fertiger Standard bereit.
Die Leistungen von hepasoft beschreiben die Zusammenarbeit. Betriebsmodell und Systemzugriffe werden bei Bedarf unter eNVenta ERP in der Cloud eingeordnet.