Wartung, Reparatur und Werkstatt
eNVenta Service bildet regelmäßige Wartungseinsätze, Reparaturen beim Kunden vor Ort und Werkstattleistungen ab. Servicevereinbarungen, Garantiezeiten und die Informationen zum betreuten Gerät oder zur Anlage stehen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Kunden und Vorgang. So lassen sich vom Kundenkontakt über die Einsatzbearbeitung bis zur Abrechnung die zugehörigen Informationen nachvollziehen.
Serviceverträge und periodische Abrechnung
Die Vertragsverwaltung führt Laufzeit, Abrechnungsmodalitäten, Zuständigkeiten, Status und Vertragsart einer Servicevereinbarung zusammen. Vertragsarten sind frei definierbar und enthalten Serviceartikel mit Berechnungsgrundlage und Auftragsart. Jedem Vertrag werden die zu wartenden Serviceobjekte zugeordnet.
Für eine regelmäßige Abrechnung kann aus einem Servicevertrag ein Rahmenauftrag mit periodischer Fakturierung generiert werden. Damit bleiben Vertrag, vereinbarte Leistung und Abrechnung fachlich verbunden. Welche Vertrags- und Abrechnungsvarianten im konkreten Projekt eingesetzt werden, ist anhand der Konfiguration zu prüfen.
Serviceobjekte und vollständige Historie
Serviceobjekte beschreiben die konkreten Geräte und Anlagen eines Kunden. Sie können direkt aus einem Kundenauftrag entstehen und halten den ursprünglichen Auftrag, die Vertragszugehörigkeit, Hersteller, Standort und Platz, Garantieinformationen, Seriennummern, Wartungsrhythmus und Wartungshistorie fest. Auch Angaben zur Konfiguration und zu verbauten Teilen können den späteren Service unterstützen.
Die Wartungshistorie macht bisherige Einsätze und Leistungen am Objekt nachvollziehbar. Der Bezug zum verkauften Objekt verbindet die Informationen aus Verkauf, Vertrag und Serviceeinsatz. Objektdaten stehen auch im Call Center zur Verfügung. Herstellerangaben beschreiben das Objekt; sie sagen nichts über eine Herstellerpartnerschaft aus.
Wartungsrhythmen und automatische Einsatzerzeugung
Der am Serviceobjekt hinterlegte Wartungsrhythmus macht anstehende Wartungen planbar. Aus diesem Rhythmus werden Serviceeinsätze automatisch erzeugt, die anschließend eingeplant und durchgeführt werden. Vertrag und Objekt geben dabei den fachlichen Zusammenhang für wiederkehrende Leistungen vor.
Einsatzplanung und Technikerleitstand
Service- und Wartungsfälle werden als Einsätze koordiniert, Technikern zugeordnet und verwaltet. Der grafische Serviceleitstand zeigt, wer für einen Einsatz frei ist und eingeplant werden kann. Einsatzarten lassen sich frei definieren; ihre Berechnungsartikel steuern bei entsprechender Einrichtung die Übernahme von Rapportpositionen. Vor-Ort-Reparaturen und Werkstattleistungen bleiben unterschiedliche Servicefälle.
Die Zuordnung zu Kunde, Serviceobjekt und Vertrag erleichtert die Einordnung eines Termins und seines Bearbeitungsstands. Projektbezogene Aufgaben, Ressourcen, Termine und Budgets gehören dagegen zum Projektmanagement. Nach Auslieferung aus der Produktionsplanung (PPS) können Angaben zum Produkt in den Service übergehen.
Rapporte, Positionen und Abrechnung
Für die Abrechnung wird zum Einsatz ein Rapport erfasst. Aus Einsätzen können fakturierfähige Serviceaufträge generiert werden. Über definierte Einsatzarten und zugewiesene Berechnungsartikel lässt sich die automatische Übernahme von Rapportpositionen in den Einsatz steuern. So bleibt erkennbar, welche Leistung zu welchem Einsatz und Serviceobjekt gehört.
Abgrenzung zum technischen hepasoft-Support
eNVenta Service ist das Geschäftsprozessmodul für Serviceverträge, Objekte und Einsätze. Der hepasoft-Support dient der technischen Unterstützung von Kunden bei den eingesetzten Systemen. Beide Bereiche erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Serviceprozesse mit hepasoft einführen
hepasoft nimmt Servicearten und Vertragsmodelle auf, strukturiert Objektdaten und Wartungsrhythmen und richtet Einsatzarten sowie Ressourcenplanung für den jeweiligen Ablauf ein. Dazu gehören die Integration von Rapport- und Abrechnungsabläufen, die Übergänge aus Verkauf, Projekt und Produktion sowie Datenübernahme und Tests. Der konkrete Modul-, Lizenz-, Abrechnungs- und Versionsumfang wird im Projekt geprüft; projektspezifische Erweiterungen werden als solche ausgewiesen.
Bei vermieteten Objekten ist der Mietprozess getrennt zu betrachten. Die Branche Dienstleistungen zeigt den weiteren fachlichen Zusammenhang.